Paso1. Parametrización.

Diseñe los criterios de evaluación de acuerdo a sus requisitos organizacionales o contractuales. El éxito de una evaluación dependerá en gran parte de los criterios que se definan.

Dentro de la herramienta usted podrá parametrizar los criterios (indicadores de gestión, auditorías y diagnostico) con los cuales se asegurará que el proveedor esta cumpliendo con lo establecido en la orden de compra o contrato, así como los aspectos legales y/o normativos que le aplica y así minimizar el impacto que la falla ocurra.

Dependiendo de la categoría de proveedor que piensa evaluar, puede crear sus propias evaluaciones y tipos de de auditoría a realizar.

Para este paso recomendamos que no solo se tengan en cuenta aspectos técnicos, si no que ademas incluya temas como requisitos legales o normativos que debe cumplir , requisitos organizacionales, entre otros.

A continuación, le damos algunos ejemplos de aspectos que podría tener en cuenta al momento de parametrizar sus criterios en  VistoBueno.co:

Requisitos Legales: Es de extrema importancia validar que su proveedor está cumpliendo con los requisitos legales y/o normativos que le aplican como organización. Algunos temas que puede incluir en su evaluación son los siguientes:

  • Cumplimiento al pago de impuestos
  • Cumplimiento al pago de salarios a los empleados
  • Cumplimiento a temas de seguridad y salud en el trabajo
  • Cumplimiento ley de protección de la informacion Habeas Data
  • Cumplimiento de certificaciones para poder funcionar expedida por diferentes entes de control

Aunque son temas de estricto cumplimiento, algunas empresas omiten hacerlo por costos o desconocimiento. Muchas empresas han incurrido en multas o sanciones debido a que sus proveedores no contaban con la documentación en regla. Evite contratiempos.

Requisitos Contractuales:

Generalmente dentro de los contratos se establecen ciertos temas que el proveedor debe cumplir y que no son especificamente relativos al producto (Aspectos Tecnicos) , sin embargo se establecen como aspectos relevantes y que el proveedor debe cumplir. Podemos encontrar algunos ejemplos como los siguientes:

  • Tiempos de entrega
  • Personal que debe contratarse para la ejecución de la obra (Perfil del operario)
  • Disponibilidad de atención (Las 24 horas todos los días)
  • Cumplimiento de los mantenimientos preventivos
  • Generación y entrega de reportes.

Requisitos Organizacionales:

Son todos aquellos aspectos que la organización estipula que todo proveedor debe cumplir como parte de sus politicas de contratacion. Ejemplo:

  • Cumplimiento de procedimientos establecidos por la organizacion
  • Entrega de informes de gestión
  • Capacitación al personal de acuerdo a especificaciones brindadas por el cliente
  • Tiempo de respuesta

Requisitos de calidad:

Son todos aquellos aspectos que el producto y/o servicio adquirido debe cumplir.

Ejemplo

  • Tiempos de entrega
  • Numero de producto defectuoso
  • Producto averiado
  • Quejas y reclamos
  • Devoluciones

No olvide que entre mas completos sean sus criterios de evaluación minimizará el riesgo de ocurrencia de un incumplimiento y por ende incurrir en costos adicionales.

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